Деловые переговоры — одна из важнейших форм сотрудничества. И к ним тоже имеют отношение правила делового этикета, этики и эстетические законы. Несколько общих замечаний о подготовке к переговорам вообще. Именно здесь важен системный подход к проблеме.
Например, значимо:
- изучение партнера по разным категориям (возраст, этническое происхождение, религия, интересы, картина развития его бизнеса и т. д.);
- понимание своих и партнера слабостей и преимуществ;
- продуманность стратегии и тактики поведения на переговорах;
- обдуманность вашего личного поведения и имиджа (а также ваших сотрудников, участников переговоров);
- умение сказать «нет» в нужном для вас случае;
- линия «не раздражать» (и тем более — не оскорбить!) партнера по переговорам может быть обеспечена и имиджем, и грамотными предложениями, и т. д.;
- стоит продумать даже лексикон, все технологии процесса переговоров.
Как видим, даже самые короткие и на первый взгляд малозначительные переговоры требуют серьезной предварительной работы. Кстати, для пользы собственного бизнеса важно учитывать и все новые веяния, и достижения разных наук и технологий переговорного процесса.
Весь комплекс внешнего вида требует особого внимания при подготовке к переговорам — облик людей, интерьер помещений, дизайн и качество различных материалов к переговорам и пр.
Помните: любой уровень переговоров требует подготовки. Даже если предстоит разговор только с одним человеком, полезно перед встречей сосредоточиться, записать все позиции и ваши задачи, а также продумать все сопровождающие детали деловой части переговоров.
В схеме «Подготовка к переговорам» имеется, по крайней мере, четыре пункта, о которых мы должны помнить:
- Приготовление помещения.
- Подготовка персонала
- Создание информативных материалов.
- Подготовка завершения переговоров.
Итак, подготовка помещения — не последнее дело, если мы претендуем на успех. Попробуйте посадить вашего партнера по переговорам напротив окна, да еще летом, да еще если ваши окна выходят на ту сторону света, где как раз во время встречи будет нещадно светить солнце!.. Конечно, можно воспользоваться шторами. Но в ясный день так нежелательно работать в комнате с зашторенными окнами! Да и самим «хозяевам», принимающим партнеров по бизнесу, не очень комфортно будет сидеть напротив окон. Значит, следует подумать: как удобнее разместить кресла и стулья, как расставить мебель в комнате (или зале) для переговоров, которая имеется сегодня практически в каждой фирме. Желательно, выделяя в вашей фирме помещение для переговоров, подумать заранее о колористике стен, мебели и прочих деталей, что во многом и определяет дизайн помещения.
Если теперь выяснено, что в медицинских учреждениях полезен зеленый цвет (поэтому персонал в больницах, например, оперирует в зеленых костюмах), то насчет того, что полезно для деловых переговоров, пока, кажется, нет единой точки зрения.
Ясно одно: в комнате должен быть приятный и спокойный для глаз цвет стен, неброские детали интерьера, которые не станут отвлекать (если, конечно, это не является условием данных переговоров), а также удобные и эстетичные кресла, стулья и другая мебель.
Обязательно также обеспечить хороший (спокойный, но комфортный для работы) свет в помещении для переговоров.
Излишняя вычурность, красивость или, еще того хуже, выпендреж (скажем по-простому) может навредить делу: кто-то вздрогнет от дискомфорта, кто-то ехидно усмехнется, а кто-то и вовсе позавидует: вот этот и будет самым непримиримым переговорщиком для вас!
Оставим без внимания такую элементарную деталь, как чистота в помещении для переговоров. Но только в этом тексте: в жизни эта деталь может сыграть свою роль. И будет жаль, если отрицательную!
Картины, гравюры или другие произведения искусства, размещенные на стенах переговорных комнат, не очень способствуют спокойной деловой обстановке. Это отвлекает, занимает внимание и т. д. Кроме того, если на стене висят работы, к примеру Шагала, Глазунова, Кандинского или Кабакова, у участников деловой встречи может возникнуть долгий разговор об их подлинности, о цене, по которой они приобретены, или желание уколоть хозяина встречи, если это копии...
Поэтому снова повторим: если и украшать комнату для переговоров, то очень продуманно, стильно и лаконично. А лучше вообще ничего на стенах этой конкретной комнаты не вывешивать, это можно сделать (с дальним прицелом!) в помещениях, предшествующих переговорным или смежных с ними. Тогда можно во время перерыва или после окончания переговоров спокойно познакомить ваших партнеров со всем, что вам кажется интересным и нужным в данном конкретном случае.
Обычно в процессе общения полагается устраивать кофе-брейки. Однако, как правило, участники предпочитают не прерывать переговоры надолго, не отвлекаться уж слишком. Поэтому существует правило: в рабочее помещение вносят кофе, печенье и другие легкие закуски не ранее чем через полтора часа после начала встречи. Такие маленькие кофе-брейки позволяют участникам серьезной работы и немного подкрепиться, и не отрываться от процесса.
Но всегда на столе переговоров должны стоять вода, стаканы, под рукой должны быть салфетки. Маленькие кофе-брейки принято устраивать каждые полтора часа работы.
Персонал — это люди. Значит, кроме разных деловых указаний, лежащих в русле переговорного процесса, важно все, что касается одежды, макияжа, причёски, аксессуаров и прочего.
Ничего специального. Только непременно стоит заострить внимание людей на этом моменте и в этом случае не стоит бояться упреков со стороны персонала! Ведь если все знают точно, что и как надо, то повторение не помешает. Но если есть опасение, что пока еще не все люди, участвующие в переговорах, представляют себе точно и грамотно все позиции делового этикета, то тем более будет полезно уточнить важные для всей фирмы детали имиджа каждого.
Успех фирмы на переговорах — дело общее, его плоды — для всех. Стало быть, именно все и должны быть в полном «деловом порядке»! И конечно, особенно необходимо учесть особенности конкретного партнера: его этническое происхождение, религиозную принадлежность, уровень положения в вашем общем бизнесе, возможно, уже известные вам его конкретные привычки и т. п.
Как всегда, важно особое внимание ко всем мелочам. Ничего не забыть, все учесть — тогда успех будет зависеть только от деловых вопросов. Поведение ваших коллег, их внимательность, точные ответы на вопросы, безукоризненная подготовленность во всем, такт — самые дорогие и важные качества персонала, особенно во время переговоров.
Как тут не напомнить афоризм Корнелии Скиннер об особенностях переговорного процесса: «Такт — это способность хранить молчание, чтобы собеседник лучше понял свою промашку»...
